Privacyverklaring

Financieel Architect · laatst bijgewerkt op 26 oktober 2026

Financieel Architect verwerkt uw afschriften en andere stukken in een Google Sheet en toont die cijfers in een vermogensdashboard: uw balans, uw maandcijfers, uw beleggingen en uw belasting. Deze verklaring beschrijft welke gegevens daarbij langskomen, waarvoor, en wie ze verder ziet.

Wie is verantwoordelijk

Waar uw cijfers staan

De app heeft geen eigen database met uw cijfers; alleen uw browser onthoudt de laatst gelezen stand, zodat de app snel opent. Ze staan in een Google Sheet die Financieel Architect voor u bijhoudt in de Google Drive van de praktijk en die met uw Google-account gedeeld is, zodat u hem altijd kunt openen. De app draait in uw browser en leest die sheet rechtstreeks bij Google, met de toestemming die u zelf geeft; er is geen aparte database met uw cijfers.

Trekt u uw toestemming in, dan stopt de toegang van de app onmiddellijk; de sheet blijft met u gedeeld zolang u klant bent. U doet dat in uw Google-account, bij de instellingen voor apps van derden. Stopt u met Financieel Architect, dan kunt u tot het einde van de samenwerking zelf een kopie van uw sheet maken; daarna stoppen wij met delen.

Welke Google-toestemmingen wij vragen

• Uw naam en e-mailadres (openid, email) — om te zien wie er inlogt en of dat een klant is. Wij tonen uw naam in de app en gebruiken het adres verder alleen voor een call die u zelf inplant.
• Bestanden die u zelf aanwijst in Google Drive (drive.file) — om uw sheet te lezen, de getallen die u in de app invoert erin terug te schrijven en facturen die u uploadt te bewaren in een Drive-map die u zelf kiest. Deze toestemming geeft alleen toegang tot bestanden die u in de app kiest of die de app zelf aanmaakt, niet tot uw hele Drive.

Wij vragen niet meer dan dit, en gebruiken de gegevens uit deze toestemmingen alleen om de app te laten werken zoals hierboven beschreven. Wij verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor advertenties en zetten ze niet in om modellen te trainen. Dat is ook wat het beleid van Google voor gebruikersgegevens (Limited Use) voorschrijft, en wij houden ons daaraan.

Wat er langs onze server gaat

De app heeft een kleine server nodig voor een paar taken. Wat daar langskomt:

• Koersen. De server haalt koersen en wisselkoersen op bij externe bronnen en geeft ze door aan de app. Er gaat geen gegeven van u die kant op: de server vraagt alleen om een koers, of zoekt bij externe bronnen naar een effect met de naam, ticker of ISIN die u intypt. Een effect dat u toevoegt, met naam, ticker, beurs en valuta, bewaart de server in een gedeelde lijst voor alle klanten, zonder wie het toevoegde; aan welke post van u het hoort, staat in uw eigen sheet.
• Inloggen. De server wisselt uw geldige Google-token voor een sessiecookie, zodat de app weet dat u het bent. Kan het inlogvenster van Google niet openen, dan loopt de inlog via de server, en die bewaart dan een vernieuwingssleutel van Google versleuteld in een tweede cookie, zodat u ingelogd blijft zonder nieuw venster. Geen van beide cookies bevat financiële gegevens.
• Instellingen opslaan. Wat de app in uw sheet onthoudt, zoals uw instellingen, schrijft hij via de server, zodat er nooit twee schrijvers tegelijk zijn. De server houdt daarvoor alleen bij wie er op dat moment schrijft; de inhoud bewaart hij niet.
• Facturen uitlezen. Uploadt u een factuur, dan gaat het beeld van dat document naar Anthropic, dat er met een taalmodel de datum, het bedrag, de leverancier en een kenteken uit leest en die aan ons terugmeldt. Wij bewaren het document daar niet; Anthropic gebruikt het volgens zijn eigen voorwaarden niet om modellen te trainen. De factuur zelf bewaart u in de Drive-map die u kiest. Gebruikt u deze functie niet, dan gaat er via de app nooit een document die kant op. De gegevens die eruit komen, zoals datum, bedrag en leverancier, bewaart de app als eigenschappen bij dat bestand in uw Drive-map; welke map dat is, onthoudt de app in uw sheet. Staat er een kenteken op dat van een auto van uzelf is, dan houdt de app het bij het concept van de factuurkaart op uw eigen apparaat. Stuurt u de factuur naar uw Zaak, dan komt dat kenteken ook bij die regel in uw sheet te staan, bij Markering. Een kenteken van een andere auto bewaart de app niet.
• Een call inplannen. Kiest u in de app een tijd voor een call, dan zet de server die als afspraak in de agenda van Financieel Architect, met uw naam, uw e-mailadres en de duur, zodat niemand anders die tijd kan kiezen. U krijgt meteen een uitnodiging met de link voor het gesprek.
• Een kennismaking plannen. Plant u zonder in te loggen een kennismaking op financieelarchitect.app/kennismaking, dan zet de server die als afspraak in de agenda van Financieel Architect, met uw naam, uw e-mailadres en de duur, en krijgt u meteen een uitnodiging met de link voor het gesprek.
• Stukken aanleveren. Sleept u een stuk in de app, zoals een afschrift, loonstrook of bon, dan bewaart de server het kort in de opslag van de app bij Netlify, in Frankfurt, alleen onder uw eigen dossier. Financieel Architect haalt het daar op voor uw administratie en wist het dan meteen; ligt het er na 30 dagen nog, dan wist de server het zelf. U ziet alleen uw eigen stukken. Alleen pdf's en foto's tot 5 MB. Mailt u een stuk in plaats van het te slepen, dan komt het binnen in onze mailbox bij Google en zetten wij het in uw map in onze Drive. De mail zelf blijft ook staan, in onze mailbox en in ons mailprogramma.
• Een vraag stellen. Stelt u in de app een vraag, dan bewaart de server die, hooguit 2.000 tekens, kort in de opslag van de app bij Netlify in Frankfurt, bij uw dossier; alleen u en wij zien hem. Wij halen hem op naar uw dossier en wissen hem dan daar; wat niet is opgehaald, wist de server na 30 dagen. Wat wij hebben opgehaald, bewaren wij bij uw dossier zoals uw andere stukken.
• Tellers tegen misbruik. Om de app en onze agenda tegen misbruik te beschermen, telt de server hoe vaak er per minuut, per uur of per dag iets gevraagd wordt, zoals een inlog, een kennismaking of het uitlezen van een factuur; dat laatste per Google-account per dag. Die tellers staan bij Netlify in Frankfurt, onder een met een geheime sleutel onherkenbaar gemaakte vorm van uw IP-adres of e-mailadres, en verdwijnen na hooguit een dag.

Wat Financieel Architect met uw stukken doet

Om uw sheet bij te houden verwerkt Financieel Architect de afschriften, exports en andere stukken die u aanlevert. Zonder die stukken kunnen wij uw sheet niet bijhouden. Die stukken bewaren wij in uw eigen map in onze Google Drive, zolang u klant bent. Tijdens het verwerken staat er een kopie op de computer van de praktijk, en die halen wij weg zodra uw cijfers in de sheet staan. Een bankafschrift of CSV-bestand bewaren wij niet als origineel, want de cijfers eruit staan in uw sheet. Een maand na het einde gaan uw stukken naar de prullenbak en 30 dagen later zijn ze definitief weg. Bij het verwerken lezen wij ze met de hulp van AI, alleen met Claude van Anthropic, en alleen om de cijfers over te nemen en te controleren. Bij Anthropic staat uit dat onze gesprekken worden gebruikt om modellen te trainen. Omdat de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dat van ons als administratie- en belastingdienstverlener vraagt, stellen wij bij de start van elke dienst, ook een los Toekomstplan, uw identiteit vast en controleren wij die. Wij leggen daarvoor uw naam, geboortedatum en adres vast en het soort, nummer, de datum en de plaats van uitgifte van uw identiteitsbewijs; bij een BV ook de gegevens van de BV en wie de uiteindelijk belanghebbende is. U levert een kopie van uw identiteitsbewijs aan via de app. Scherm daarop zelf uw burgerservicenummer af, ook in de cijferreeks onderaan, want dat hebben wij niet nodig; dat kan bijvoorbeeld met de app KopieID van de Rijksoverheid. Na de controle zetten wij er een watermerk op en schermen wij af wat niet meer nodig is, en wij bewaren de kopie vijf jaar na het einde, zoals de Wwft vraagt.

Het Toekomstplan

Kiest u voor een Toekomstplan, ook als u nog geen klant bent, dan vragen wij vooraf uw inkomen, vermogen, schulden en uw pensioenoverzicht van mijnpensioenoverzicht.nl. Wij voeren die gegevens in de Planner in, een programma dat alleen op de computer van de praktijk draait en niets naar internet stuurt; van het pensioenoverzicht nemen wij alleen de bedragen over, het bestand zelf bewaart de Planner niet. Er komt geen AI aan te pas. Uw dossier en een kopie van het Vermogensplan staan alleen op die computer; wij wissen ze vijf jaar na het einde, of na het consult als u alleen een Toekomstplan afnam, eerder als u daarom vraagt.

Wie uw gegevens verder ziet

• Google — uw sheet en uw stukken staan in de Google Drive van Financieel Architect, een factuur die u bewaart in de Drive-map die u kiest, en een call of kennismaking die u inplant in de agenda van Financieel Architect. Ook onze e-mail (@financieelarchitect.app) loopt via Google: facturen en mail met stukken die u stuurt. Voor de Drive, de e-mail en de agenda geldt onze verwerkersovereenkomst met Google Workspace.
• Netlify — hier draait de app. Netlify ziet het technische verkeer van uw browser, zoals uw IP-adres, zoals elke website dat ziet, en bewaart kort de stukken die u aanlevert en de tellers tegen misbruik, in Frankfurt.
• Anthropic — het beeld van een factuur die u in de app uploadt, en de stukken die wij voor uw administratie verwerken.
• FIU-Nederland — alleen als de wet ons verplicht een ongebruikelijke transactie te melden.
• Mollie — betaalt u een factuur van Financieel Architect via de betaallink, dan verwerkt Mollie die betaling.
• Microsoft — onze e-mail (hotmail.nl): facturen en mail met stukken die u stuurt.
• Meta — WhatsApp, als u ons daar een bericht stuurt of een afspraak maakt. Stuur daar geen stukken: die levert u aan in de app.
• Enable Banking — koppelt u uw bankrekening, dan haalt Enable Banking (Finland) met uw toestemming uw transacties op voor uw administratie.
• RDW — vult u bij een auto het kenteken in, dan vraagt uw browser bij de open data van de RDW merk, model, brandstof, datum van toelating, APK-datum, catalogusprijs en bpm op, en zet de app die bij die auto in uw sheet. De RDW krijgt alleen het kenteken en, zoals elke website, het IP-adres van uw browser.
• Apple — een back-up van onze praktijkadministratie, waaronder welke naam bij welk dossier hoort, staat in iCloud.
• Wie ons Instagram-account bekijkt — de reacties van klanten die daarvoor toestemming gaven, met naam, functie en foto.

Verder geven wij niets door. Wij verkopen geen gegevens en er zitten geen trackers of advertentienetwerken in de app.

Cijfers over de praktijk

Opgetelde cijfers over al onze klanten samen, zoals het aantal klanten of het totale vermogen dat zij met ons in beeld hebben, gebruiken wij om te laten zien wat Financieel Architect doet; zulke cijfers komen uit onze eigen administratie en zijn nooit tot één persoon te herleiden.

Reacties van klanten

Op ons Instagram-account (@timodesmit) staan reacties van klanten, met hun naam, functie en foto. Wij plaatsen alleen reacties van wie echt klant was, en alleen met hun eigen toestemming. Trekt u die in, dan halen wij uw reactie zo snel mogelijk en uiterlijk binnen vier weken weg.

Gegevens buiten de Europese Unie

Netlify en Anthropic zijn Amerikaanse bedrijven, dus uw gegevens gaan bij hen de Europese Unie uit. Dat mag alleen met een wettelijke waarborg, en die is er bij allebei. Netlify is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, de regeling waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat Amerikaanse deelnemers een gelijkwaardig beschermingsniveau bieden, en gebruikt daarnaast de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Anthropic is daar niet bij aangesloten. Voor het uitlezen van facturen geldt onze verwerkersovereenkomst met Anthropic, met diezelfde standaardcontractbepalingen. De stukken die wij voor uw administratie verwerken, lezen wij met een abonnement op Claude, onder de voorwaarden die Anthropic daarvoor stelt; daarbij staat uit dat onze gesprekken worden gebruikt om modellen te trainen. Google heeft servers in de Europese Unie en daarbuiten; ook daarvoor gelden die standaardcontractbepalingen. Microsoft en Meta zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, een besluit van de Europese Commissie; Apple gebruikt de standaardcontractbepalingen. Een kopie van die standaardcontractbepalingen vraagt u op via apple.com/legal/privacy/contact. Enable Banking zit in de Europese Unie. Hoe lang Netlify het technische verkeer met uw IP-adres bewaart, bepaalt Netlify zelf; een vaste termijn noemen zij niet.

Wat de app in uw browser bewaart

De app onthoudt in uw browser uw voorkeuren: welke pagina u openhad, hoe u een tabel sorteert, welke kaarten u uit- of ingeklapt heeft, welk dossier u koos en, als u dat zelf aanzet, dat inloggen dat dossier meteen opent; uitloggen zet dat weer uit. Ook bewaart de app de laatst gelezen stand van uw sheet, zodat hij snel opent, en wat u in de Kassa aanslaat: een week, en langer zolang iets van die dag nog niet in uw sheet geboekt is. Dat blijft op uw eigen apparaat staan en gaat nergens heen. Hetzelfde geldt voor een factuur die u liet uitlezen maar nog niet opsloeg: die blijft als concept op uw apparaat staan, met het bestand zelf en met wat eruit gelezen is, waaronder een kenteken. Raakt u dat concept 30 dagen niet aan, dan wist de app het zelf, met het bestand erbij. Het verdwijnt ook als u de kaart weghaalt of zodra de factuur in uw Drive-map staat. Uitloggen wist het niet. U wist het door de gegevens van de website in uw browser te verwijderen.

De app gebruikt alleen cookies die nodig zijn om in te loggen: een sessiecookie van hooguit een uur en tijdens het inloggen tien minuten een cookie dat de inlog beveiligt. Liep de inlog via de server, dan komen er twee bij: twee minuten een cookie met een willekeurig kenmerk dat de inlog aan uw browser bindt, en dat de app meteen wist, en het cookie met de versleutelde vernieuwingssleutel, dat 180 dagen geldt. Er zit geen volgcookie in de app.

Waarom wij dit mogen

De wet vraagt per doel een grondslag. Wij hebben er vier. Dat de app namens u bij uw sheet en de Drive-map die u kiest mag, berust op uw toestemming: u geeft die zelf bij Google en u kunt die daar ook weer intrekken, waarna de toegang meteen stopt. Het bijhouden van uw sheet, het verwerken van uw stukken en het dashboard zelf — uw cijfers lezen, berekenen en tonen — zijn de uitvoering van de overeenkomst die u met ons heeft. Een kennismaking plannen is een stap die u zelf vraagt vóór een mogelijke overeenkomst. De administratie die bij die overeenkomst hoort, zoals facturen, en de gegevens van het onderzoek naar uw identiteit bewaren wij op grond van een wettelijke plicht. De tellers tegen misbruik berusten op ons gerechtvaardigd belang om de app en onze agenda tegen misbruik te beschermen. Een reactie met uw naam, functie en foto op ons Instagram-account berust op uw toestemming.

Hoe lang wij bewaren

Uw sheet en de stukken die u aanlevert bewaren wij zolang u klant bent. Na het einde stopt het delen, dus maak daarvóór zelf een kopie; een maand na het einde gaan uw sheet en de stukken in uw klantmap naar de prullenbak, en 30 dagen later zijn ze definitief weg. Kopieën die in onze e-mail of WhatsApp staan, de afspraken van uw calls in onze agenda en het dossier en het Vermogensplan van een Toekomstplan wissen wij vijf jaar na het einde, samen met de gegevens van het onderzoek naar uw identiteit, omdat een vordering over ons werk dan verjaart; eerder als u daarom vraagt. Een kennismaking die u plant, wissen wij 24 uur na het gesprek uit onze agenda. De tellers tegen misbruik verdwijnen na hooguit een dag. De administratie die bij een klantrelatie hoort, zoals facturen, bewaren wij zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat eist. De gegevens van het cliëntenonderzoek voor de Wwft bewaren wij vijf jaar na het einde, omdat de wet dat eist. Een stuk dat u in de app sleept, ligt hooguit 30 dagen in de opslag van de app. De sessiecookie is hooguit een uur geldig en het cookie met de vernieuwingssleutel 180 dagen; uitloggen wist ze meteen. Hoe lang Netlify de serverlogs met IP-adressen bewaart, bepaalt Netlify zelf; die termijn staat in hun eigen voorwaarden. Een reactie op ons Instagram-account blijft staan tot u uw toestemming intrekt.

Uw rechten

U mag ons vragen welke gegevens wij van u hebben, ze laten verbeteren of laten verwijderen, en u mag uw toestemming altijd intrekken. U mag ook bezwaar maken tegen een verwerking, ons vragen een verwerking te beperken, en u mag uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen om ze naar een andere partij over te dragen — uw cijfers staan in de sheet die met u gedeeld is, dus die heeft u al in handen. Neem daarvoor contact op via het adres hierboven; u hoort binnen vier weken van ons. Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

U mag bezwaar maken tegen de tellers tegen misbruik, omdat die op ons gerechtvaardigd belang berusten.

Er worden geen besluiten over u genomen door een computer alleen. De app rekent en toont; wat u met die uitkomst doet, beslist u. Een call is een toelichting door een mens op uw cijfers, geen advies over financiële producten zoals een hypotheek, verzekering of belegging.

Beveiliging

Het verkeer tussen uw browser, onze server en Google loopt versleuteld. De app draait bij u in de browser; de server bewaart geen cijfers, alleen een stuk of vraag die u aanlevert tot wij die ophalen. Wij bewaren geen wachtwoorden: u logt in bij Google zelf en wij zien uw wachtwoord nooit.

Wijzigingen

Verandert er iets aan de app of aan onze werkwijze waardoor deze verklaring niet meer klopt, dan passen wij hem aan en veranderen wij de datum bovenaan.